Vorsicht bei Mitarbeiternamen in der Rechnung

Bei Online-Bestellungen wird oftmals der Name des bestellenden Mitarbeiters abgefragt. Manchmal taucht dieser dann an kurioser Position in der Rechnungsadresse wieder auf.
Beispiel:
Frau Andrea Muster
Mustermann GmbH
Muster Straße 123
80331 München

Problem: Hier stellt sich die Frage, ob diese Rechnung nun an Frau Andrea Muster oder an die Mustermann GmbH gerichtet ist. Der Bundesfinanzhof sieht die Sache eigentlich gar nicht einmal so streng und urteilt: „Es ist jede Bezeichnung ausreichend, die eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung des Namens und der Anschrift des Leistungsempfänger ermöglicht.“ (BFH, 02.04.97, V B 26/96, BStBl. 97 II, 443)

Verwechslungsgefahr muss ausgeschlossen sein: Es muss die Gefahr ausgeschlossen sein, dass ein- und dieselbe Rechnung von zwei Unternehmern geltend gemacht wird.

Höchst problematisch wird es z. B., wenn es nun in München eine Einzelfirma „Andrea Muster“ gibt und fraglich ist, ob nun diese Rechnung an die Mustermann GmbH oder an diese Einzelfirma gerichtet war.

Unser Rat: Vermeiden Sie derlei Diskussionen von vornherein. Völlig unproblematisch wäre z. B. folgende Adressierung:
Mustermann GmbH
z. Hd. Frau Andrea Muster

Hier ist jede Diskussion mit einem Prüfer ausgeschlossen. Vorsicht: Definitiv keinen Vorsteuerabzug gibt es bei Rechnungen, die nur an den Mitarbeiter gerichtet sind, wie das gerade bei Hotelübernachtungen immer wieder vorkommt.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Germering

Bei kostenloser Wohnungsüberlassung: Schenkungssteuer?

Kostet eine kostenlose Wohnungsüberlassung Schenkungssteuer? Das kommt darauf an, ob man zum Unterhalt der betreffenden Person verpflichtet ist. Falls ja, fällt keine Schenkungsteuer an.

Beispiel: Vater überlässt gratis Wohnung an studierende Tochter. Sind Sie nicht zum Unterhalt der betreffenden Person verpflichtet (z. B. Wohnungsüberlassung an notorisch klammen Bruder), gilt die Gratis-Überlassung als Schenkung in Höhe der ersparten Miete.

Beachten Sie: Eine Steuerpflicht auf fiktive Mieten, die man gar nicht bekommen hat, gibt es nicht. Stets macht die kostenlose Überlassung aber den Abzug sämtlicher Kosten (Unterhaltskosten, Zinsen, Abschreibung) zunichte.

Ihr Steuerberater für Germering
Alfred Gesierich

Sonderabschreibung auch auf gebrauchte Wirtschaftsgüter

Die Sonderabschreibung nach 7g EStG (20 Prozent) ist seit 2007 auch für gebrauchte Wirtschaftsgüter möglich. Das wird jedoch häufig vergessen. Tipp: Sie könnten diese Sonderabschreibung ein oder zweimal aufs Neue in Anspruch nehmen, indem Sie Wirtschaftsgüter (z. B. Autos) mit einem befreundeten Unternehmen hin und her handeln. Denn bei jeder neuen Anschaffung gibt es die Sonderabschreibung wieder von Neuem. Das Gleiche wäre theoretisch auch möglich bei zwei rechtlich selbständigen Gesellschaften ein und desselben Gesellschafters.
Achtung: Es muss einen wirtschaftlichen Grund für den Besitzwechsel geben. Wenn den Beteiligten auf Nachfrage des Finanzamts als einzige Begründung einfällt: „Wir wollten Steuern sparen!”, wird das Ganze als „Miss¬brauch von Gestaltungsmöglichkeiten“ (§ 42 AO) nicht anerkannt.

Übrigens: Für den geplanten Erwerb eines gebrauchten Wirtschaftsguts können Sie drei Jahre vorher bereits 40 Prozent Investitionsabzugsbetrag (IAB) geltend machen. Voraussetzung für Sonderabschreibung und IAB: Ihr Betrieb hat maximal 235.000 Euro Eigenkapital.

Herzliche Grüße,
Dipl.-Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Germering

Wie Sie Unterschlagungen in Ihrem Betrieb verhindern

Bisweilen liest man in der Zeitung Meldungen wie folgende: „Die Firma XY musste Insolvenz anmelden, da die Buchhalterin über viele Jahre hinweg 300.000 Euro unterschlagen hatte.“ Jeder fragt sich da: Wie ist so etwas möglich? Und wie kann so etwas verhindert werden? Ein Vieraugenprinzip wirkt Wunder: Die Bearbeitung von Lieferscheinen einerseits und Rechnungsschreibung bzw. Überweisung andererseits sollten jeweils von zwei verschiedenen Personen ausgeführt werden.

Manipulationsmöglichkeit beim Rechnungsausgang: Wenn dieselbe Person für Lieferscheine und Rechnungsschreibung zuständig ist, könnte es sein, dass sie das Doppel des Lieferscheines wegschmeißt und z. B. eine Rechnung mit erheblichem Nachlass verschickt, wofür sich dann der Kunde heimlich „erkenntlich zeigt“. Oder noch dreister: Der Liefervorgang wird EDV-mäßig wieder storniert und eine Rechnung geschickt, auf der die eigene Bankverbindung angegeben wird. Es sollte also so sein, dass derjenige, der die Ware auf den Weg schickt, die Lieferung in der EDV unveränderlich so erstellt, dass sie nicht mehr storniert werden kann. Ein Externer kann dann leicht überprüfen, ob wirklich zu jeder Lieferung die korrekte Rechnung geschrieben wurde.

Manipulationsmöglichkeit beim Rechnungseingang: Hier muss sichergestellt werden, dass es zu jeder Rechnung einen Lieferschein gibt, der von jemand anderem als der Buchhaltung kontrolliert wurde. Sonst besteht diese Manipulations-Möglichkeit: Der Buchhalter gründet Fantasiefirmen, schickt an seinen Arbeitgeber Rechnungen, die er selbst abfängt, abzeichnet und sodann das Geld an sich selbst anweist. Darf hingegen keine Überweisung angewiesen werden, ohne dass Rechnung und Lieferschein untrennbar verbunden sind, wobei der Lieferschein von einer anderen Person geprüft wurde, ist diese Manipulationsmöglichkeit ausgeschlossen.

Fazit: Das Vieraugenprinzip vermeidet Manipulationen und Unterschlagungen in Ihrem Betrieb.

Herzliche Grüße,
Dipl.-Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Germering